【英語ビジネスメールの書き方と例文】基本フォーマットを覚えよう!

ビジネス英語

日本語でもビジネスでは、「〇〇株式会社 〇〇様」「いつもお世話になっております。」「よろしくお願い致します。」など、メールに決まった型があって、新人研修やOJTの中でメールの書き方は習いますよね。

でも、英語のメールの書き方については、習う機会が少ないですし、そもそも周りに教えてくれる人も少ないのではないでしょうか。

そんな中、突然英語しか話さない海外のお客様とやり取りしなければならない状況になると、一通メールを書くのにも、すごい労力がかかってしまいますよね。。

私も海外の顧客を担当し始めて3年経ちましたが、最初の頃は、「宛名ってどうやって書けばいいんだっけ?」とか、「いつもお世話になっておりますって英語でなんて言うんだろう?!」とか、一個一個調べていて、メールだけでもとても時間がかかっていました。

しかし、英語のビジネスメールも、日本語のビジネスメールと同じように、基本的な型があります。

その基本フォーマットさえ覚えてしまえば、そこまで時間をかけずに英語ビジネスメールを書けるようになりますよ!

今回は、英語ビジネスメールを書く時の注意点・英語ビジネスメールの基本フォーマット・例文をご紹介します。

英語でビジネスメールを書く時の注意点

基本的には、日本語でのビジネスメールで注意する事とあまり変わりませんが、特に以下の3つに気を付ければ、英語のビジネスメールは大丈夫です。

目的を明確にする

日本の文化では、「言わなくても分かるだろう」という空気がありますよね。

しかし、海外ではその真逆。

目的を明確に相手に伝えなければ、相手にお願いした事をやってもらう事はもちろん、返事すらもらえないことがあります。

外国人とビジネスをする時は、「言わなくても分かるだろう」という考えを捨てて、認識の違いを起こさないようにコミュニケーションを取る事が大事です。

メール一通につき1メッセージが基本

海外のお客様とのメールでは、あまり長い文章を書く事は少ないです。

沢山のトピックスがあると、抜け漏れが発生してしまいますので、挨拶~クロージングまでで、大体10行程度に収める事をおすすめします。

たくさん話したいトピックスがある場合、エクセルで課題管理表などを作成してメールに添付し、メール本文では、「添付へのご回答お願い致します。」くらいにするなどして、メールでは長くなりすぎないように工夫しましょう!

丁寧な言葉遣いを心掛ける

日本語でも同じですが、英語でもビジネス上は、なるべく丁寧な言葉を遣った方が、相手に敬意を示せますし、あなた自身もきちんとした信頼できる人である事が伝わるでしょう。

“Thanks”ではなく”Thank you”や、“I’d like to”ではなく、”I would like to”と書くなどして、なるべく短縮しないようにしたり、“Please”を使ったりして、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。

丁寧さの度合いは、相手のとの関係性によっても変わりますが、相手の反応も見ながら、加減していくようにしましょう。

英語ビジネスメールの基本フォーマット

基本的に、英語のビジネスメールは以下のフォーマットになります。

  1. メールのタイトル
  2. 挨拶
  3. 相手への感謝(場合によっては謝罪)
  4. 本文
  5. 締めの言葉
  6. クロージング
  7. 署名

上のフォーマットのように書かれた実際の英語メールは、こんな感じ。

(メール中の丸番号は、フォーマットの項番を示しています。)

①Subject: Request for quotation

②Dear Jon,

③Thank you for having a meeting last Wednesday. It was really a constructive time for me.

④I just heard that my customers need to decide their budget by the end of this month.

I know the deadline is too short, but could you please provide a quotation by next Friday?

⑤Thank you for your time.

⑥Sincerely,

⑦Satoshi Tanaka
Senior engineer
ABC company

 

・・・のような感じになります。

日本語で言うと、どんな意味になる?

日本語にするとしたら、以下のような意味だと考えたらOKです。

①メールの題名

日本語と同じく、英語のビジネスメールでも、簡潔に、わかりやすくタイトルを付ける必要があります。

タイトルの付け方のコツ

なるべく短いのに、ぱっと見てメールの内容が分かるタイトルが理想的!

何かのお願いをするなら・・・

Request for ~ / Inquiry for ~

  • Request (Inquiry) for a quotation
  • Request (Inquiry) for a meeting

感謝を伝えるなら・・・

Thank you for ~ / We appreciate your ~

  • Thank you for visiting us
  • We appreciate your support

 

②挨拶の意味

Dear XX  → 「◯◯株式会社 ◯◯様」

③相手への感謝(場合によっては謝罪)

Thank you for~ / I apologize for~ → 「いつもお世話になっております。」を具体的に伝えているイメージ。

⑤〜⑥締めの言葉・クロージング

Thank you for your time. Sincerely → 「よろしくお願い致します。」

⑦署名

英語のメールでも日本語と同じように、最後に署名を付けます。

決まったフォーマットの色々な言い方

色々な言い方を全て覚える必要はないのですが、自分が一番使いやすい・覚えやすいモノを選んで使うようにすると、考える時間の短縮になります!

①挨拶の色々な言い方

“Dear XX”が基本になりますが、相手とのカジュアルな関係性になってきたら、”Hello XX”や、”Hi XX”と書いても大丈夫です。

私の場合、相手に合わせて使っています。

相手が誰かわからない場合
  • Dear Sir/Madam
  • To whom it’s may concern

履歴書やカバーレターを送りたいけど、担当者が分からない時は、少し具体的に、”Dear Hiring Manager”と書く事が多いです。

⑤締めの言葉

  • Thank you for your time. (お時間いただき、ありがとうございます。)
  • I look forward to hearing from you. (ご返信お待ちしております。)
  • If you have any questions, please feel free to contact us. (ご不明点がございましたら、遠慮なくご連絡下さい。)
  • We really appreciate your prompt reply. (出来るだけ早めのご返信をいただけると幸いです。)

⑥クロージング

  • Sincerely,
  • Sincerely yours,
  • Best Regards,
  • All the best,
  • Best,
  • Best wishes,
  • With gratitude,

⑦署名

英語署名の順番は、以下のように書きます。

  1. 名前
  2. 役職, 会社名
  3. 電話番号

例:

Mina Suzuki
Project Manager, ABC Company
+81-80-3579-1234

メールの例文

初めてメールを送る相手

カンファレンスで会った相手の会社の製品に興味があり、製品紹介資料と打合せのお願いをするシチュエーション

 

Subject: Inquiry for introduction documents and a meeting

Dear Zoey,

My name is Mina Suzuki from ABC company.

We met at the AI technology conference in December.

I hope you remember me, and I am interested in your AI product to start a new business in Japan.

Could you please send me an introduction document and have a meeting?

Thank you for your time.

Sincerely,

Mina Suzuki
Project Manager, ABC Company
+81-80-3579-1234

資料を送付する場合

メールでは、「添付をご確認ください」という表現をよく使いますよね。

英語でも使う機会は多いはずなので、表現を覚えてしまいましょう!

Subject: Meeting documents

Dear Marco,

Thank you for coming to Japan this week.

I attached meeting documents and MOM.
Please check and if you have anything, please let me know.

Thank you again.

Best Regards,
Taro Yamada
ABC company

「添付資料をご確認下さい」の色々な言い方

英語では、添付をご確認下さい、という表現はたくさんあり、人によってどれを使うかもまちまちです。

あなたの使いやすいと思う表現を使ってみて下さいください!

  • Please check the attached file.
  • I’ve attached meeting minutes.
  • Here is the [XX] you asked for.
  • I’m sharing [XX] with you.
  • Let me know if you have questions about the attachment.

 



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